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部门联动凝心聚力 揭牌仪式圆满完成

2019年6月26日上午,国际欧亚科学院中国科学中心粤港澳大湾区科技创新基地、数字科学院和水氢科学院揭牌仪式在中心圆满举办。这次活动既是东莞市政府与欧亚中国的首场活动,也是中心一次高级别高规格对接国际科研团队的活动,对于中心来说意义重大,得到了市委、市政府和中心领导的高度重视。

在整个活动筹备和举办过程中,中心相关负责领导和员工们齐心协力,用心参与,高效沟通,辛勤付出,才使得这个活动能够顺利圆满的完成。由于活动受邀嘉宾级别高、人员多、时间紧、任务重,中心在接到市科技局通知后高度重视,立即成立会务保障工作小组,由中心主任特别助理左朝胜担任组长、汪军担任副组长,成员由莫爱真、黎衬欢、何莉莉、王祥明、李双菡、龙冰等人组成,另有活动保障工作人员20余人。并于6月18日、20日、21日、22日组织中心会务保障工作组工作人员分别在科技局会议室和中心第五会议室召开接待会务工作布署会及工作分工,定岗定位,责任到人。

一、中心领导高度重视,周密统筹、分工明确

按照市科技局关于此次活动工作方案的总体要求,明确分工责任:由左朝胜统一协调指挥对接欧亚科学院及北京和省市领导的参会行程、会议讲话内容、迎接的安排。汪军负责中心的各项会务对接工作,黎衬欢负责协调张景安主席、赵新力秘书长、刘洪海、李闽榕、彭公炳、廖国华、解楠等领导和贵宾的往返机票预订,期间还帮助部分领导或贵宾改签、退票达4次。及时反馈领导航班情况给市科技局车辆保障小组。配合科技局车辆保障小组的车辆使用,中心安排三辆车辆:1辆中巴,2辆商务车,随时调派车辆供及时使用。莫爱真负责会场的布置、广告宣传牌的放置及大楼内的安保、清洁、工程及会务保障人员的分工及各项工作。

二、与市政府、科技局等多个部门衔接顺畅,中心会务保障组加强对主会场布场的细节把控,从而保障基地揭牌、座谈等主体活动圆满完成

在科技局和市府接待办的指导下,汪军、莫爱真带领中心相关保障工作人员利用6月22日、23日周末时间,提前对揭牌仪式现场进行布场,与科技局政策法规科、办公室等保持即时沟通,对现场进行调整。6月24日、25日及26日早晨,为完成各项会务保障工作避免细节疏漏,配合市科技局对所有保障会务人员进行多次培训、演练。与市府办、接待办、科技局等人员统筹协调并布置各项工作的落实情况,确保了会议的圆满召开。

三、配合东莞市和松山湖管委会的公安、消防部门,中心加强安保、消防工作,有序组织参会人员,确保基地揭牌、座谈等主体活动安全有序

在此次保障任务中,对安保级别比较高,先后由市公安局、松山湖公安局及松山湖消防大队检查组来我大楼检查,要求我方安保方面:对所有进入园区的车辆和人员必须了如指掌;本次参会人员近300人,并要求所有参会人员必须经过政审后方可进入学术报告厅揭牌仪式现场,莫爱真协同中心人教处等,在会务保障方面,一一按照政府公安、消防部门的要求圆满地完成了各项任务。

可以说,整个会务接待工作紧张有序,左朝胜驻会与科技局领导及时沟通,统筹活动保障事项,汪军带领莫爱真、黎衬欢等会务保障工作人员连续加班加点,在活动现场布场、演练、贵宾往返票务、贵宾接送车辆调度、现场安保、参会观众组织等方面,按市科技局总体要求,保障了会务顺利完成。

本次会务保障工作,充分展示了中心全体工作人员的严谨工作态度,全体会务保障工作人员都能树立大局观念,各负其责,分工不分家,加班加点,对交叉性工作加强沟通、相互衔接、相互帮助,确保各项工作高效率运转、高质量完成,圆满地完成了市科技局和筹备领导交办的各项工作任务。在此,特对为此次揭牌活动作出努力的同志们进行通报表扬!

特此通知!

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二零一九年七月四日